CIO對冗長、復雜的審批流程并不陌生。每次他們想要引入新的IT供應商時，都必須經(jīng)過多個級別的審批：采購、法律、合規(guī)等。這一過程可能需要3-6個月的時間，有時當審核完成，一切可能都為時已晚。

與此同時，趨勢似乎正朝著更加復雜和繁重的審批流程發(fā)展。部分原因在于風險增加以及更多的隱私和合規(guī)性法規(guī)出臺，而且所需的檢查和簽字數(shù)量也在不斷增加。

加州大學圣地亞哥分校(UCSD)的CIO VinceKellen補充道，合同中網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)賠償條款也往往是一個癥結(jié)所在。網(wǎng)絡(luò)安全所需的內(nèi)容可能因供應商而異，但對于駐留在數(shù)據(jù)中心的服務，則更受關(guān)注。

最后，合同談判和修訂可能需要幾個月的時間，因為法律團隊會修改適合雙方的語言和條款。

有時，當CIO克服這些障礙時，使用新供應商實際上可能為時已晚。專家稱，以下是CIO可以采取的簡化IT供應商采用流程的步驟。

利用自動化

Deloitte Consulting LLP首席云戰(zhàn)略官DavidLinthicum表示，自動化是IT可以用于引入新IT技術(shù)供應商的最有效武器。它可以用于自動化通常是手動的核心流程，例如確保協(xié)議簽署或?qū)θ魏涡枰诂F(xiàn)場的工程師進行審核。自動化還能確保解決合規(guī)流程，完成計費和稅務表格，并將IT供應商納入應付流程，包括可接受的電子發(fā)票格式和付款選項。

引入工作流系統(tǒng)

采用流程中一個常見瓶頸是工作流本身。許多公司仍然依靠電子郵件、Teams或Slack消息及其他手動提醒來發(fā)送文書工作、驗證信息或完成其他審核任務。

Lexmark公司首席技術(shù)和信息官兼高級副總裁VishalGupta介紹稱，Lexmark使用ServiceNow來管理其工作流，消除了可能會占用寶貴審核時間的手動任務，從而簡化了整個采用流程。

設(shè)定技術(shù)集成標準

如果缺乏技術(shù)集成，引入供應商也可能需要耗費一段時間。根據(jù)UCSD的Kellen的說法，教育對某些形式的集成有標準，例如數(shù)據(jù)集成，可以簡化流程。如果有現(xiàn)實存在的行業(yè)標準，請遵循它。

Kellen補充道，如果有可能，推動供應商采用更新的集成技術(shù)而非舊的集成技術(shù)。例如，這可以包括允許流式數(shù)據(jù)(streamingdata)的現(xiàn)代集成方法，例如Kafka。這些技術(shù)通常比傳統(tǒng)企業(yè)資源計劃(ERP)供應商流行的RESTful API成本更低。

讓供應商采用最現(xiàn)代的技術(shù)和標準能夠簡化加盟流程。這通常適用于軟件供應商，但即使是今天的硬件供應商也有需要與現(xiàn)有技術(shù)集成的服務。

考慮合同聯(lián)盟

UCSD的Kellen表示，預先協(xié)商的合同也可以加快采用流程。公共部門通常擁有預先談判合同的聯(lián)盟，這使得它們對采購官員更具吸引力。

對于沒有資源和條件擁有聯(lián)盟的小型企業(yè)，Kellen建議保留可以協(xié)商初步協(xié)議的法律顧問。簽署初始協(xié)議后執(zhí)行的所有工作都可以根據(jù)這些條款進行。雖然這可能會在一開始就延長談判時間，但至少可以確保公司以后不會遇到任何不可預見的后果。

對供應商進行分類

加快IT供應商加盟的另一種方法是將供應商按層分類，然后對其應用適當?shù)呐鷾驶顒?。Info-Tech Research Group和SoftwareReview的首席研究總監(jiān)StevenJeffery認為，“組織和IT部門不應在供應商采用過程中采用‘一刀切’的方法。作為盡職調(diào)查過程的一部分，對供應商進行分類或分層將有助于識別你真正需要的戰(zhàn)略、運營、戰(zhàn)術(shù)、商品或一級、二級、三級供應商?！?/p>

預測未來需求

雖然沒有人可以完全預測未來，但提前預測公司的需求并盡快開始采購流程可能意味著更短的采用周期。例如，企業(yè)可能會聯(lián)系首選供應商，并讓他們知道兩年內(nèi)RFP即將到來。

公司只需進行良好的規(guī)劃，讓供應商為你正在做的事情做好準備，因為他們能及早得到通知，就可以提前做好準備，從而減少延誤。