如果向 IT 領(lǐng)導(dǎo)者詢問他們在影子 IT 方面遇到的挑戰(zhàn)，大多數(shù)人都會提到安全、運營和集成方面的風(fēng)險，這些都給影子 IT 帶來了不好的名聲。但對于少數(shù)人來說，部門技術(shù)在沒有 IT 參與的情況下被資助、采購和管理，其更深層次的挑戰(zhàn)是錯失了更好地參與和滿足部門技術(shù)需求的機(jī)會。

這并不是貶低影子 IT 的固有風(fēng)險。根據(jù) Entrust 公司的一份報告，77% 的 IT 專業(yè)人員對影子 IT 表示擔(dān)憂，原因是多方面的。畢竟，有 41% 的員工在 IT 人員的視線之外獲取、修改或創(chuàng)建技術(shù)，而在過去兩年中，安永全球第三方風(fēng)險管理調(diào)查中 52% 的受訪者遇到過由第三方造成的故障，38% 的受訪者報告過數(shù)據(jù)泄露事件。

盡管如此，流氓 IT 和影子 IT 之間仍然存在著巨大的鴻溝，這在我最近主辦的“與數(shù)字開拓者共進(jìn)咖啡 ”活動中得到了討論。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者不信任 IT 并有意規(guī)避協(xié)作和合規(guī)性時，就會出現(xiàn)流氓 IT，而影子 IT 通常不那么具有對抗性，它源于缺乏如何參與 IT 的知識，或者正如 Kissflow CPO Dinesh Varadharajan 所說，“缺乏支持和 IT 帶寬來解決企業(yè)用戶面臨的具體挑戰(zhàn)。”

這就是將影子 IT 定義為改善協(xié)作機(jī)會的 IT 戰(zhàn)略能夠產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響的地方。這種轉(zhuǎn)變絕非一蹴而就，它需要同時解決兩個方面的問題：IT 部門如何管理技術(shù)請求的需求方，以及如何根據(jù)適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案審核技術(shù)需求的供應(yīng)方。以下七個步驟可用于指導(dǎo)這一轉(zhuǎn)變，以獲得競爭優(yōu)勢。

01 ｜擴(kuò)展業(yè)務(wù)關(guān)系

Fluree 公司首席執(zhí)行官兼聯(lián)合創(chuàng)始人 Brian Platz 說：“企業(yè)通常尋求解決影子 IT 問題的方法不一定是消除影子 IT，而是想方設(shè)法通過官方渠道將這些未經(jīng)批準(zhǔn)的 IT 解決方案納入其中，在確保安全性、合規(guī)性和有效管理的同時，仍然允許創(chuàng)新和敏捷性，而這些正是當(dāng)初促使員工使用影子 IT 的原因?！?/p>

但要做到這一點，IT 領(lǐng)導(dǎo)者必須首先通過擴(kuò)大與業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者的接觸范圍、增加對話頻率以及深入了解員工的工作流程，來揭示影子中發(fā)生的事情。

作為這些努力的一部分，大型企業(yè)通常會配備業(yè)務(wù)關(guān)系經(jīng)理，在了解部門技術(shù)需求并將其轉(zhuǎn)化為需求和業(yè)務(wù)案例方面發(fā)揮關(guān)鍵作用。中小型企業(yè)可以通過制定溝通計劃來吸引企業(yè)和利益相關(guān)者的參與，建立構(gòu)思流程來捕捉新的業(yè)務(wù)需求，并利用設(shè)計思維方法來彌補差距。

02 ｜設(shè)定參數(shù)，強(qiáng)調(diào)協(xié)作

要解決影子 IT 的一個根本原因，CIO 還必須為評估、采購和實施部門技術(shù)解決方案建立管理和交付模式。同樣重要的是，與利益相關(guān)者溝通如何接收技術(shù)請求，分享如何確定部門技術(shù)需求的優(yōu)先級，記錄利益相關(guān)者在尋求新技術(shù)時的責(zé)任，以及提供活動項目的狀態(tài)。

如果沒有強(qiáng)有力的交付模式和溝通計劃，受挫的業(yè)務(wù)利益相關(guān)者很可能會在沒有 IT 部門參與的情況下購買并嘗試實施技術(shù)解決方案。購買和實施技術(shù)解決方案需要時間，因此 CIO 打擊影子 IT 的最簡單工具就是讓利益相關(guān)者相信合作符合他們的最佳利益。

要做到這一點，IT 領(lǐng)導(dǎo)者必須認(rèn)識到與人溝通的重要性，并讓人相信 IT 已準(zhǔn)備好與他們合作。

SADA 公司副首席技術(shù)官 Brian Suk 說：“人的因素是最重要的。人們一般都希望遵守政策，但過于嚴(yán)格和制造過多摩擦往往會導(dǎo)致影子 IT 的出現(xiàn)。要經(jīng)常就政策及其原因和好處進(jìn)行清晰的溝通，創(chuàng)建一種反饋和協(xié)作的文化，并根據(jù)用戶需求的變化靈活調(diào)整政策?！?/p>

03 ｜編目風(fēng)險、優(yōu)先考慮機(jī)會、促進(jìn)財務(wù)控制

影子 IT 為 IT 領(lǐng)導(dǎo)者提供了一個重新評估部門技術(shù)解決方案戰(zhàn)略的機(jī)會。這應(yīng)包括 IT 的以下計劃：

• 解決現(xiàn)有影子 IT 實施問題
• 與業(yè)務(wù)團(tuán)隊合作開發(fā)新的解決方案
• 增強(qiáng)和支持現(xiàn)有應(yīng)用程序和技術(shù)
• 提高利用率并改善員工體驗
• 獲取指標(biāo)并展示已交付的業(yè)務(wù)價值

正式、透明的優(yōu)先級排序流程也很重要。CIO 需要一種捕捉輕量級商業(yè)案例或預(yù)測商業(yè)價值的方法，以幫助確定新機(jī)遇的優(yōu)先級。同時，CIO、首席信息安全官和合規(guī)官需要建立一個風(fēng)險管理框架，以量化影子 IT 何時會造成業(yè)務(wù)問題或重大風(fēng)險。

CIO 應(yīng)與首席財務(wù)官合作開展這項工作，因為當(dāng)各部門在沒有 IT 的情況下采購自己的技術(shù)時，往往會產(chǎn)生更高的采購成本和實施風(fēng)險。CIO 還應(yīng)就可重復(fù)使用的平臺和通用服務(wù)在哪些方面產(chǎn)生成本和其他業(yè)務(wù)效益征求企業(yè)架構(gòu)師的指導(dǎo)意見。

Infosys Cobalt 公司執(zhí)行副總裁 Anant Adya 說：“影子 IT 經(jīng)常因為沒有為軟件生成可重復(fù)使用的文檔而浪費資源。具有洞察力和深遠(yuǎn)意義的管理加上詳細(xì)的應(yīng)用權(quán)限，可以阻止影子 IT，并有助于建立協(xié)作運營模式?！?/p>

建立技術(shù)采購控制，要求CIO 和首席信息安全官就技術(shù)支出進(jìn)行合作，是減少影子 IT 的重要一步。

04 ｜建立低代碼和無代碼治理模式

前三個步驟有助于將影子 IT 納入主流，但它們并不能解決 IT 部門很少有足夠的人員、專業(yè)知識或預(yù)算來完成所有優(yōu)先項目的問題。

在此，CIO 可以通過推廣公民開發(fā)技術(shù)和建立低代碼和無代碼解決方案的管理模式來減少 IT 供應(yīng)方的差距。無代碼治理模式應(yīng)涵蓋審查應(yīng)用程序創(chuàng)意、角色和職責(zé)、集成要求、發(fā)布管理實踐、文檔要求和其他要求的流程，以確保業(yè)務(wù)流程的可靠和安全。

無代碼解決方案在解決影子 IT 方面具有顯著優(yōu)勢，因為它們將實施和支持工作轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)職責(zé)。無代碼解決方案可以幫助企業(yè)用戶將電子表格轉(zhuǎn)換為工作流、開發(fā)知識庫并建立 SaaS 集成。

然而，要想取得成功，CIO 需要一個治理模型和解決方案架構(gòu)計劃，以幫助選擇低代碼和無代碼平臺，為何時使用這些平臺提供指導(dǎo)，建立開發(fā)生命周期，并確保持續(xù)支持。

Varadharajan 說：“戰(zhàn)略框架應(yīng)根據(jù)三個標(biāo)準(zhǔn)對用例進(jìn)行分類：業(yè)務(wù)復(fù)雜性、技術(shù)復(fù)雜性以及安全性和合規(guī)性要求。任何在這些標(biāo)準(zhǔn)中排名靠前的用例都應(yīng)由 IT 部門管理，而其余的則可以委托給業(yè)務(wù)部門?！?/p>

05 ｜開發(fā)公民數(shù)據(jù)科學(xué)和自助服務(wù)能力

CIO 們已經(jīng)接受了公民數(shù)據(jù)科學(xué)，因為數(shù)據(jù)可視化工具和其他自助式商業(yè)智能平臺便于業(yè)務(wù)人員使用，并減少了 IT 部門過去需要支持的報告和查詢工作。最成功的項目不僅推出了工具，還在公民數(shù)據(jù)科學(xué)項目中建立了管理機(jī)制，同時采取措施減少數(shù)據(jù)債務(wù)。

當(dāng) CIO 推動積極主動的數(shù)據(jù)治理并建立數(shù)據(jù)集成、編目和質(zhì)量實踐時，公民數(shù)據(jù)科學(xué)就能減少影子 IT。有時可能需要部門特定的數(shù)據(jù)需求和工具。但是，擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)能力和標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)平臺，使業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)和技術(shù)人員能夠在決策中利用數(shù)據(jù)，有助于減少工具擴(kuò)散和影子項目。

06 ｜迭代和交流人工智能生成戰(zhàn)略

影子人工智能是下一個前沿陣地，各部門及其員工已經(jīng)在探索生成式人工智能工具，并冒著暴露專有信息和其他機(jī)密信息的風(fēng)險。風(fēng)險投資公司紅杉資本（Sequoia Capital）最近發(fā)布的圖表顯示，有多少生成式人工智能工具正在進(jìn)入市場，以支持銷售、營銷、設(shè)計、軟件工程、客戶支持、法律和其他部門的需求。

這是一個影子活動成熟的領(lǐng)域，尤其是因為高管們渴望看到他們的組織利用生成性人工智能功能來實現(xiàn)突破和效率。有什么能阻止部門主管或員工嘗試新工具并啟動另一個影子項目呢？

如果從監(jiān)管角度出發(fā)，CIO 應(yīng)避免對嘗試使用生成式人工智能說“不 ”。當(dāng)部門領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)聽到“不”時，他們就會考慮在沒有 IT、安全或合規(guī)協(xié)作的情況下探索影子解決方案。

CIO 還應(yīng)制定、溝通和迭代更新生成式人工智能戰(zhàn)略，以把握短期和長期前景。短期計劃應(yīng)明確規(guī)定哪些部門應(yīng)該進(jìn)行實驗，針對哪些業(yè)務(wù)成果和機(jī)會，以及可以使用哪些工具、涉及哪些數(shù)據(jù)，并在哪里報告實驗結(jié)果。CIO 還應(yīng)更新他們的數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，以考慮大型語言模型將如何影響他們的行業(yè)，以及哪些客戶體驗需要人工智能驅(qū)動的徹底改變。

07 ｜培養(yǎng)共創(chuàng)文化

最后一步可能是最重要的一步，應(yīng)與其他六個步驟并行管理。

影子 IT 不僅僅是一種風(fēng)險和錯失的機(jī)會，它還代表著“業(yè)務(wù)”與“ IT ”之間的運營和文化差距，而這正是頂級 CIO 們想要消除的。要縮小這種差距，就必須通過與業(yè)務(wù)利益相關(guān)者建立關(guān)系、對客戶和員工的需求產(chǎn)生共鳴以及改善溝通，來提高技術(shù)組織的業(yè)務(wù)敏銳度。此外，CIO 還需要向左側(cè)轉(zhuǎn)移技術(shù)能力，以便讓銷售、營銷、人力資源和其他部門精通數(shù)字技術(shù)的員工擁有經(jīng)認(rèn)可的工具和受管理的流程，以自我滿足他們的技術(shù)需求。

CIO 遵循這七個步驟，就能滿足更多部門的技術(shù)需求，降低影子項目的風(fēng)險，讓更多業(yè)務(wù)人員能夠自助滿足工作流程和數(shù)據(jù)需求，從而將影子 IT 轉(zhuǎn)變?yōu)楦偁巸?yōu)勢。

來源：www.cio.com