當Allegis公司著手進行ERP現(xiàn)代化項目時，第二次嘗試取得了成功。該公司在七年內實施了兩次ERP部署。

“七年內進行兩次ERP部署，這可不是膽小的人能干的?！庇布咒N公司的CIO戴夫·香農(nóng)坦言。

Allegis公司曾使用一個名為Eclipse的傳統(tǒng)本地ERP系統(tǒng)，大約用了15年。香農(nóng)表示，該系統(tǒng)很好地滿足了業(yè)務需求，但也有其局限性。與其他系統(tǒng)的集成很困難，而且進行更改(如業(yè)務流程和在訂單輸入及向分支機構補貨時的驗證)需要大量專業(yè)資源。

Allegis使用Eclipse十年后，該系統(tǒng)被Epicor公司收購，于是Allegis開始探索遷移到基于云的ERP系統(tǒng)。

“坦白地說，我們沒有支持本地解決方案的內部資源，”香農(nóng)表示。該公司希望利用云帶來的所有優(yōu)勢，擺脫管理硬件和軟件的業(yè)務，并且不必處理圍繞安全性的所有復雜問題，他說道。

2017年，在探索了其他ERP系統(tǒng)、從約80家供應商中篩選出候選名單并定義了業(yè)務需求后，Allegis選擇了NetSuite——但結果并不理想。

“我們非常喜歡NetSuite的架構，以及它基于云的特點，它滿足了我們絕大多數(shù)的業(yè)務需求，”香農(nóng)指出，“NetSuite具備對我們至關重要的所有功能領域的能力?！?/p>

然而，他表示，Allegis官員認為該ERP在分銷領域應具備的領域專業(yè)知識有所欠缺?！八軒湍阃瓿纱蟛糠止ぷ?，但達不到我們需要的程度，這意味著存在很多缺口或需要擴展的地方?！?/p>

Allegis通過整合12項第三方技術并構建定制解決方案來填補這些缺口，從而使公司能夠執(zhí)行補貨和需求規(guī)劃等任務。但這些更改拖累了系統(tǒng)，“因為有很多自定義腳本，性能滯后”，而且有些流程無法正常工作，香農(nóng)表示。

大約三年后，Allegis及時止損，再次開始尋找，并最終選擇了Epicor Prophet 21?！拔覀冊?024年4月1日愚人節(jié)正式上線，體驗非常好，”香農(nóng)說道，并補充稱IT部門在12個月的時間框架內部署了該系統(tǒng)。

ERP現(xiàn)代化任務

對于CIO而言，ERP現(xiàn)代化既是一項重大任務，也是一項重大使命，而且多數(shù)人并不樂意承擔。然而，隨著許多企業(yè)尋求創(chuàng)新、部署AI和自動化、遷移到云端并獲得競爭優(yōu)勢，ERP系統(tǒng)更新的成功可以成為CIO頭上的光環(huán)，如果項目不順利，也可能成為他們的絆腳石。

StarCIO(一家數(shù)字化轉型咨詢公司)的創(chuàng)始人兼總裁艾薩克·薩科利克在最近的一篇博客文章中寫道：“如今的CIO繼承了高度定制化的ERP系統(tǒng)，并努力領導變革管理工作，尤其是在這些系統(tǒng)成為企業(yè)所有運營支柱的情況下。許多CIO在應用程序現(xiàn)代化以及開發(fā)分析/機器學習/AI能力方面取得了成功，但數(shù)字化轉型和提供推動增長的競爭性技術仍然是一個具有挑戰(zhàn)性的目標?！?/p>

德勤的首席技術官比爾·布里格斯表示，在規(guī)劃ERP升級時，IT負責人應評估他們擁有什么、需要什么以及應重點關注什么。“要考慮精準施策而非蠻力推進，并基于增長和戰(zhàn)略以及技術?？剂縼碜龀鰶Q策，”他說道。

布里格斯建議，在“你需要什么”一欄中，要考慮功能性和非功能性視角。領導者應解決技術和業(yè)務孤島問題，以及由于缺乏數(shù)據(jù)和集成能力而無法擴展AI試點的問題。

“最大的危險之一是受到‘制度慣性’的過度束縛——即事情一直以來的做法以及工具/技術一直以來的工作方式，”布里格斯表示，“任何可以標準化的東西都可以自動化，而且?guī)缀趺恳粋€傳統(tǒng)業(yè)務流程都可以(并且)應該對最終用戶進行簡化?！肊RP升級作為特洛伊木馬，來利用其他新興技術?！?/p>

ERP中的AI：新的必備要素

Allegis的香農(nóng)表示，AI就是這些新興技術之一，它在ERP系統(tǒng)中“絕對至關重要”。

“作為CIO，如果你不考慮AI，不將這些計劃、技術和解決方案落實到位……那你可能就太晚了，”他說道，“我們依賴它。”Epicor有一個產(chǎn)品路線圖，Allegis正指望利用它使公司能夠使用Prophet 21來培訓任務。這可能包括使用AI來確定某件商品的當前價格，以及某些地點是否有庫存。

香農(nóng)指出“AI需要非常干凈的數(shù)據(jù)，而且需要大量數(shù)據(jù)”，他表示IT部門也正在努力應用適當?shù)陌踩胧苑乐箶?shù)據(jù)從ERP系統(tǒng)中泄露。

Allegis與Epicor的一個團隊合作，分階段導入數(shù)據(jù)并部署系統(tǒng)，首先上線滿足其業(yè)務需求的核心功能，“但我們沒有對它進行過多修飾，”香農(nóng)指出，“我們想要把解決方案和數(shù)據(jù)都導入，并確保企業(yè)內部接受它。我們希望能夠補貨、發(fā)貨——并在第一天就接單，而我們做到了這一點?！?/p>

幾個月后，隨著對Prophet 21的使用經(jīng)驗更加豐富，IT部門對其進行了微調。

遷移過程沒有遇到任何阻礙，而且預算節(jié)省了20%。然而，“真正讓我們受傷的是NetSuite的‘實施成本’”，香農(nóng)表示，并且意識到“如果我們遷移，就永遠無法收回這些成本，而且從理論上講，遷移到Profit 21也需要花費類似的金額”，他補充說這是一筆“相當大的投資”。

香農(nóng)為選擇NetSuite的“錯誤”承擔了責任，并表示回想起來，如果領導層在產(chǎn)品演示期間深入挖掘，Allegis本可以避免兩次ERP實施的需要。

“[供應商]向我們展示的演示是，‘點擊這里、那里和這里，然后就會出現(xiàn)結果’，而且看起來確實是這樣運行的，”他說道，“我們應該做的是說，‘好吧，你向我們展示了可以做什么;現(xiàn)在向我們展示你是怎么做的，因為你在演示中展示的一些東西……有不同的規(guī)模，’而這可能就是我們不足之處?！?/p>

克服ERP轉型中的挑戰(zhàn)

醫(yī)療保健公司LeeSar認識到其本地ERP/倉庫管理系統(tǒng)從報告和分析的角度來看不再滿足其財務需求，因此正在通過遷移到Oracle Fusion來實現(xiàn)現(xiàn)代化。

信息系統(tǒng)副總裁拉斯·紐邁爾表示，內部ERP是在LeeSar的藥房部門開始擴張之前購買的。

“我喜歡Oracle將AI嵌入到ERP和SCM Fusion應用程序中的方式，我也喜歡應用程序每季度的小更新，而不是其他系統(tǒng)每五年一次的大規(guī)模升級，”紐邁爾解釋道，“季度更新將使我們能夠更快地引入更新的功能和特性，并使我們能夠以前所未有的方式為我們的成員醫(yī)院進行創(chuàng)新和服務?！?/p>

現(xiàn)代化項目得到了LeeSar董事會的全力支持，并將帶來IT在先前系統(tǒng)中必須作為一次性流程開發(fā)的能力，他表示。Oracle還將使LeeSar能夠從一個企業(yè)平臺上運營其業(yè)務。

由于核心數(shù)據(jù)已在LeeSar的遺留系統(tǒng)中存在了十多年，“因此需要付出相當大的努力來確保我們將干凈的數(shù)據(jù)導入Oracle平臺，所以需要IT和功能團隊的合作來確保遷移數(shù)據(jù)的準確性。”

紐邁爾三年前加入公司，他表示雖然他們還沒有正式的數(shù)據(jù)治理結構，但數(shù)據(jù)完整性團隊在保持客戶、供應商和主數(shù)據(jù)清潔方面做得很好。

這個過程并非一帆風順?！皵?shù)據(jù)遷移需要大量的功能參與和驗證——在月底和財年底進行工作時很有挑戰(zhàn)性，因為功能團隊也在努力填補團隊中的空缺職位，”紐邁爾表示，“隨著數(shù)據(jù)提取和數(shù)據(jù)轉換的微調，我們已經(jīng)與實施合作伙伴建立了一個流程，每天保留數(shù)據(jù)的快照，以幫助證明數(shù)據(jù)更新已到位。”

另一個挑戰(zhàn)是，LeeSar實施合作伙伴的原始項目負責人因健康原因不得不離開，而下一個項目負責人并不合適，紐邁爾說道。

“我們倆都感覺到了，但什么也沒說，而是試著讓它繼續(xù)下去，但在幾周內，LeeSar方面的整個項目團隊都對第二位項目負責人表示了擔憂，”他表示，“我認為，如果我們的項目負責人和我相信我們的直覺，我們本可以更快地采取行動?！?/p>

團隊從第1A階段學到了很多，“我們開玩笑說，第1A階段提早支付了‘愚蠢稅’，這樣當我們進入倉庫、藥房和定制包裝的復雜環(huán)節(jié)時，第1B階段就可以更順利地進行，”紐邁爾說道。

回首過去，諾邁爾(Neumeier)希望“職能領域的主題專家能100%投入到實施工作中;然而，作為一家精益運營的中型企業(yè)，要讓員工100%投入到某個項目中是具有挑戰(zhàn)性的。”

隨著1B階段的啟動，諾邁爾表示將實行“無電子郵件規(guī)則”，團隊將在Microsoft Teams中進行所有項目溝通。他解釋道，這樣每個人都能看到所有內容，就不會因為被抄送(CC)在電子郵件鏈中而意外錯過信息。

一切都是關于數(shù)據(jù)

兩年前，當米歇爾·斯坦頓(Michele Stanton)加入HGA這家全國性的設計、建筑和工程公司擔任CIO時，她“很快就了解到數(shù)據(jù)是公司面臨的最大挑戰(zhàn)”。

當時沒有數(shù)據(jù)倉庫或公共數(shù)據(jù)環(huán)境，因此員工需要自己獲取數(shù)據(jù)、進行提取，并重新格式化和處理數(shù)據(jù)以生成儀表板。

該公司當時使用的是Deltek Vision，但斯坦頓表示，該系統(tǒng)“并不適合這種用途——它是一個事務處理系統(tǒng)，而不是數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)”。她意識到HGA需要一個數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、一個數(shù)據(jù)倉庫和一位數(shù)據(jù)分析負責人。于是，她聘請了瑞安·漢菲爾德(Ryan Haunfelder)擔任數(shù)據(jù)與分析總監(jiān)，他們正式開始升級到Deltek Vantagepoint。

HGA一直是Microsoft的用戶，因此斯坦頓和漢菲爾德使用Microsoft Fabric進行了升級，同時實施了數(shù)據(jù)治理結構。她表示，這“為數(shù)據(jù)質量和數(shù)據(jù)安全提供了一些結構”。

HGA完成了升級，但過程中并非一帆風順。漢菲爾德表示，雖然Deltek提供了構建自定義代碼的能力，但如果數(shù)據(jù)發(fā)生變化，“一切都必須遵循這一變化”。

“因此，這不僅僅是ERP的遷移;這幾乎是我們公司曾經(jīng)構建過的所有自定義應用程序的遷移”，并且所有自定義代碼現(xiàn)在都必須反映Vantagepoint中的業(yè)務邏輯。這包括10到15個應用程序和數(shù)百段一次性代碼，因此漢菲爾德設置了一個開發(fā)環(huán)境來安裝ERP并測試所有內容。

斯坦頓表示，如果她和漢菲爾德有更多時間來計劃升級，他們會“剝離出ERP系統(tǒng)中不屬于其中的所有內容”。

“因此，我們的目標是在新平臺上幾乎創(chuàng)建出具有更好用戶體驗的、與原平臺相當?shù)哪芰?，但并不真正改變人們的工作方式，”她說?！吧夁M展得如預期般順利，但這并不意味著我們完成了數(shù)字化轉型?！?/p>

她表示，要實現(xiàn)數(shù)字化轉型的全部好處，就必須有數(shù)據(jù)標準和數(shù)據(jù)質量流程?！澳銜?shù)據(jù)治理機制，這樣你就知道你的ERP數(shù)據(jù)可以為你的企業(yè)提供深入的見解和分析?！?/p>

斯坦頓說，當她加入HGA時，對這個行業(yè)還很陌生，而且升級工作已經(jīng)開始，“所以我無法說，‘嘿，大家，都停下來;我們要重新考慮整件事情，順便說一句，這可能需要兩年時間，然后我們再談Vantagepoint?！?/p>

盡管如此，她對IT部門所做的工作感到滿意，他們讓正確的業(yè)務利益相關者參與其中，并且現(xiàn)在他們更具數(shù)據(jù)素養(yǎng)。

關于正確進行ERP升級的建議

Allegis的香農(nóng)(Shannon)表示，IT領導者不僅需要深入了解業(yè)務需求，還需要了解業(yè)務用戶的工作內容。

“我很容易坐在椅子上說，‘好吧，去訂單輸入屏幕填寫這個?！@看起來很簡單，但你不是做那份工作的人，他們是，”他說。

IT還必須了解業(yè)務部門面臨的復雜性，以及什么可以幫助他們提高效率，特別是在滿足客戶需求方面?！斑@無法估量，”香農(nóng)說?！暗谝淮蔚臅r候，我們可能想當然地認為我們了解他們的需求。”

香農(nóng)為Allegis的Prophet 21實施組建了一個更大的團隊，匯集了“業(yè)務所有功能領域的合適人選”，并強調他們在此次部署中有平等的發(fā)言權。

“當你賦予[人們]權力，讓他們在談判桌上有平等的發(fā)言權時，你最終會得到一個更好的解決方案，”香農(nóng)說?！耙驗樗麄円恢眳⑴c其中，所以入職和培訓會變得更加容易?！?/p>

他還建議要了解供應商所說的“合作伙伴”是什么意思。香農(nóng)表示，有時供應商只是想合作完成交易;在其他情況下，他們想了解你的業(yè)務，并與你合作讓你的工作更輕松。

LeeSar的諾邁爾對此表示贊同，他說他的公司強調與實施合作伙伴和Oracle的協(xié)作?！拔覀兊哪繕硕际且粯拥?，那就是實現(xiàn)極其成功的實施，”他說?！耙龅竭@一點，就要消除我們與他們之間的對立語言，并經(jīng)常強調工作假設。”

“如果出現(xiàn)錯誤，請寬容對待，如果你遺漏了什么，就及時糾正，”諾邁爾補充道。

此外，他表示，CIO應將ERP現(xiàn)代化視為一項業(yè)務倡議，而不是一個IT項目?！拔覀兊腅RP/WMS現(xiàn)代化不能僅由IT部門為業(yè)務完成，因此我們正在讓業(yè)務中的每個部門都參與到實施中來?！?/p>

諾邁爾補充說，團隊還為項目增添了一些樂趣?！爱斝鲁蓡T加入時……我們會邀請他們向我們的實施播放列表中添加一首歌曲”，這些歌曲能夠激勵人心、振奮精神或讓人心情愉悅，他說，“因為我們知道我們會遇到困難、感到沮喪或感受到迫在眉睫的截止日期的壓力?！?/p>

Allegis的香農(nóng)表示，在現(xiàn)代化ERP系統(tǒng)時，要睜大眼睛。

“你可能做的最具破壞性的事情就是更換你的ERP系統(tǒng)。它涉及業(yè)務的方方面面，因此不能掉以輕心，”他說?！霸谡麄€過程中——有時甚至在此之后——你可能會開始研究這個工具，而不再專注于業(yè)務。”