以下是為首席信息官帶來的一些好消息：Gartner公司的研究人員表示，IT支出在2021年預(yù)計(jì)將增長(zhǎng)6.2%，預(yù)計(jì)全球IT支出將從2020年的3.7萬億美元增加到今年的3.9萬億美元。Gartner公司稱，加快的數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目在很大程度上推動(dòng)了這一增長(zhǎng)。

[[383165]]

不過，首席信息官們都沒有得到空頭支票。盡管預(yù)計(jì)今年總體IT支出會(huì)增加，但I(xiàn)T主管和顧問們表示，他們必須繼續(xù)密切關(guān)注資金的去向。另外，2021年的IT支出增長(zhǎng)緊跟在2020年的緊縮之后，因而與新冠疫情之前的預(yù)算相比，這一增幅微不足道。

企業(yè)管理咨詢公司Everest Group副總裁阿什溫•文卡特桑(Ashwin Venkatesan)表示：“目前，節(jié)約成本仍是關(guān)注的重點(diǎn)領(lǐng)域。”他預(yù)測(cè)，今年很多首席信息官實(shí)際上都會(huì)看到一個(gè)層級(jí)化的資金預(yù)算。并非所有人都能獲得6.3%的支出增長(zhǎng)。根據(jù)IDG “2021年首席信息官狀況”(2021 State of the CIO)報(bào)告稱，只有49%的IT主管預(yù)計(jì)其預(yù)算會(huì)增加，39%的IT主管預(yù)計(jì)其預(yù)算保持不變，而12%的IT主管預(yù)計(jì)其預(yù)算平均減少18%。

許多IT主管及其顧問表示，用更少的錢做更多的事情，這一對(duì)IT工作的常見要求始終沒變，而且還一直期望我們?cè)谥С謩?chuàng)新的同時(shí)提高效率。

為此，首席信息官需要有足夠的資金和適當(dāng)?shù)闹С隹铐?xiàng)。然而，文卡特桑和其他人表示，在許多首席信息官掌握如何制定出一個(gè)出色的IT預(yù)算這項(xiàng)復(fù)雜工作之前，仍有一段路要走。

在此，他們分享了首席信息官應(yīng)避免的十個(gè)預(yù)算錯(cuò)誤。

認(rèn)識(shí)和精細(xì)度有限

數(shù)十年來，IT預(yù)算的復(fù)雜性已經(jīng)增加，許多首席信息官在努力了解其支出需求中的更精細(xì)要素。“您會(huì)看到有些人對(duì)其預(yù)算沒有正確的認(rèn)識(shí)，也沒有必要的了解，”文卡特桑說。

通常是因?yàn)榻M織機(jī)構(gòu)始終存在很多的技術(shù)支出孤島，這些業(yè)務(wù)部門或團(tuán)隊(duì)管理著自己的資金。文卡特桑將其比喻為一個(gè)家庭，其中每個(gè)成員都擁有自己的帳戶，從而使總支出的準(zhǔn)確集中賬目難以計(jì)算。這種情況會(huì)導(dǎo)致成本重復(fù)計(jì)算，某些領(lǐng)域過度投資，而其他領(lǐng)域投資不足，以及對(duì)所有資金流向缺乏精細(xì)了解。

文卡特桑表示，那些能更好地了解企業(yè)中IT支出的全部去向，而且能更加精細(xì)地了解支出情況的首席信息官，可以更好地在正確的時(shí)間將適合數(shù)量的資金分配到正確的位置。他補(bǔ)充說：“了解程度越高，您就能更有效地找到成本流失的地方，并加以彌補(bǔ)。”

沒有盡可能地將成本轉(zhuǎn)換為盈利

Wolff Strategy Partners公司的創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官拉里·沃爾夫(Larry Wolff)表示，首席信息官通?？梢詫⑵漕A(yù)算更多地轉(zhuǎn)變?yōu)橛?。例如，他們通常可以利用程序員和開發(fā)人員的薪資成本用于開發(fā)新產(chǎn)品來盈利，而不是將這些成本留在運(yùn)營(yíng)預(yù)算中。

沃爾夫說：“我去過許多公司，我不知道他們是否曾考慮過，或者是否知道這是完全合法的。”他指出，會(huì)計(jì)工作上的調(diào)整可幫助許多組織機(jī)構(gòu)重新獲得可觀的收入。不過，會(huì)計(jì)工作可能會(huì)變得復(fù)雜，因此沃爾夫建議首席信息官和首席財(cái)務(wù)官應(yīng)密切合作，以做好這項(xiàng)工作。

在不適合的時(shí)間進(jìn)行資本化

另一方面，首席信息官可能會(huì)在不恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間將某些支出資本化，從而陷入困境，或無法在需要時(shí)將資本化成本轉(zhuǎn)換為運(yùn)營(yíng)成本。管理咨詢公司Swingtide的首席財(cái)務(wù)官兼高級(jí)顧問凱文•哈伯(Kevin Haber)表示：“如果將五或六個(gè)人從開發(fā)工作轉(zhuǎn)到技術(shù)維護(hù)和支持工作，那么這一變動(dòng)可能需要5位數(shù)的資金，每月可能需要幾萬美元。”“而且，如果這一人員變動(dòng)沒有(預(yù)先計(jì)劃)，就資金的來源而言，這可能會(huì)很糟糕。”

哈伯建議高管們就正在進(jìn)行中的項(xiàng)目的相關(guān)時(shí)間安排和支出計(jì)劃加強(qiáng)溝通，以避免發(fā)生此類問題。他告誡說：“您需要對(duì)當(dāng)前的項(xiàng)目和將在預(yù)算年度內(nèi)開始或完成的計(jì)劃項(xiàng)目設(shè)置一個(gè)更好的審查流程。您必須了解這些項(xiàng)目的目標(biāo)，何時(shí)完成，成本是多少，誰(shuí)來接管預(yù)算，以及項(xiàng)目是否有足夠的資金。”

沒有獲得全部的預(yù)期成本資金

專家們表示，這些項(xiàng)目可能因首席信息官疏忽而得到一個(gè)不完整的成本目錄，這意味著遺漏的支出不會(huì)計(jì)入項(xiàng)目預(yù)算。例如，專家們表示，首席信息官們通常不會(huì)考慮采購(gòu)稅、臨時(shí)人工成本，或年中服務(wù)合同費(fèi)用的增加。

“您不希望一年中過了半年才意識(shí)到自己已沒有足夠預(yù)算來完成后面的工作。當(dāng)您因這種情況而提出費(fèi)用超出最初的預(yù)算時(shí)，這會(huì)使會(huì)計(jì)感到抓狂，”沃爾夫說，并補(bǔ)充道，這種情況可能會(huì)損害首席信息官與高管層同事之間所建立的信任和信譽(yù)。最好是在制定預(yù)算時(shí)認(rèn)真地將這些雜費(fèi)考慮進(jìn)來，而不是等到賬單到期后再去湊錢。

轉(zhuǎn)移成本(并認(rèn)為您在省錢)

首席信息官們可能會(huì)選擇退款模式，或采取讓業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人自行負(fù)責(zé)其技術(shù)支出，但首席信息官們對(duì)于可轉(zhuǎn)移到其他部門預(yù)算的金額是有一定限制的。即使他們能夠并且確實(shí)將資金轉(zhuǎn)移到其他部門，他們也不應(yīng)將這些資金算作IT部門的節(jié)省費(fèi)用。

畢竟，這些錢全部來自組織的總預(yù)算;沃爾夫表示，轉(zhuǎn)移成本并將其視為節(jié)省，這會(huì)損害首席信息官的信譽(yù)。另一方面，沃爾夫提醒首席信息官們，不要讓業(yè)務(wù)主管將預(yù)算范圍內(nèi)的成本轉(zhuǎn)到IT部門。這樣做可能會(huì)強(qiáng)化一個(gè)錯(cuò)誤的觀念，即IT部門只是成本中心，而且其支出在不斷增加。

“我看到過這些做法，這可能會(huì)使IT部門受到懲罰，因?yàn)檫@看起來是IT部門的成本在增加;這還會(huì)助長(zhǎng)一種觀念，即IT部門沒有更高效地工作，”沃爾夫說。

堅(jiān)持選擇更昂貴的方式

卡內(nèi)基梅隆大學(xué)海因茨學(xué)院(Heinz College of Information Systems and Public Policy)的客座教授格雷格里·J·圖希爾表示，首席信息官們常常“在不停地付賬單，但卻沒有看看是否有更好的東西出現(xiàn)”。因此，他們?cè)诓粩嗟貫楝F(xiàn)有技術(shù)買單，盡管這些技術(shù)得到驗(yàn)證，但其成本可能超出了用更現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行替代的成本。

圖希爾以使用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)為例。當(dāng)新冠疫情迫使企業(yè)實(shí)行居家辦公方式時(shí)，即使轉(zhuǎn)向選擇其他安全產(chǎn)品(例如軟件定義邊界方案)可能會(huì)更加高效，但許多首席信息官更堅(jiān)定使用虛擬專用網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)安全遠(yuǎn)程訪問。

“首席信息官應(yīng)該始終在尋找這樣的機(jī)會(huì)，大多數(shù)組織都更愿意在預(yù)算周期內(nèi)接受這些方案的調(diào)整;預(yù)算周期可能是您進(jìn)行改變和證明自己的最佳機(jī)會(huì)，”圖希爾補(bǔ)充說。

忽略意外后果及其成本

對(duì)于首席信息官來說，也很容易忽略選擇現(xiàn)有技術(shù)所帶來的意外后果的成本。圖希爾表示：“有很多間接成本會(huì)出現(xiàn)，而這些間接成本并沒有很好地考慮到，而與那些已充分把握的機(jī)會(huì)的相關(guān)失去成本也沒有考慮到。”

他再次提到了虛擬專用網(wǎng)。隨著企業(yè)不斷增加使用這一技術(shù)，他們經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生其他相關(guān)費(fèi)用，例如在家庭系統(tǒng)上安裝客戶端，為個(gè)人設(shè)備打補(bǔ)丁以使其達(dá)到可接受的配置標(biāo)準(zhǔn)，以及為更多數(shù)量的服務(wù)臺(tái)員工支付薪資以處理因居家辦公人員遇到虛擬專用網(wǎng)使用問題而打來的更多電話。同時(shí)，解決與虛擬專用網(wǎng)相關(guān)問題所需的資源意味著可以為企業(yè)帶來更多價(jià)值的其他計(jì)劃可能無法獲得足夠的資金支持——這就是企業(yè)因失去某一機(jī)會(huì)所帶來的相關(guān)成本。

保持年度周期

“多年來，IT預(yù)算一直是一項(xiàng)年度工作：您要考慮那些想保留的工作內(nèi)容以及需要資金支持的新項(xiàng)目。但將投資鎖定在12個(gè)月的年度周期中，這并不能為企業(yè)帶來所需的靈活性，”文卡特桑說。

因此，有遠(yuǎn)見的首席信息官正在調(diào)整年度預(yù)算流程，以更好地支持其部門內(nèi)的敏捷性和創(chuàng)新。文卡特桑解釋說，他們現(xiàn)在正在使用更靈活的資金分配模式，從而可以在更短的周期內(nèi)分配資金支出。例如，他們按季度進(jìn)行預(yù)算分配，將資金分配給那些有前途的想法，如果這些想法創(chuàng)造出價(jià)值，則會(huì)給予更多的支出，如果這些想法在三個(gè)月而非一年周期中沒有創(chuàng)造價(jià)值，則會(huì)終止其資金支出。

忽略進(jìn)行優(yōu)化的機(jī)會(huì)

文卡特桑建議首席信息官們?cè)谥贫A(yù)算時(shí)要檢查其固定成本與運(yùn)行成本，以便他們可以在優(yōu)化方面做出明智的決策。“這涉及到優(yōu)化和消除浪費(fèi)。設(shè)備和軟件許可證可能會(huì)超過所需的數(shù)量，而它們根本就沒有得到使用?；蛘?，IT部門可能與不同的第三方供應(yīng)商簽有多個(gè)合同，可以將這些供應(yīng)商進(jìn)行合并，以實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益，”他說。

文卡特桑所在的Everest Group公司發(fā)現(xiàn)，通過更合理的云遷移和云成本管理等方面的工作，大多數(shù)企業(yè)IT投資項(xiàng)目都可以至少削減15%至20%的成本。自動(dòng)化和流程改進(jìn);與供應(yīng)商重新商議價(jià)格;與系統(tǒng)集成商合作進(jìn)行托管服務(wù);產(chǎn)品交付結(jié)構(gòu)的優(yōu)化;和資產(chǎn)優(yōu)化改組。

全面設(shè)定嚴(yán)格的預(yù)算預(yù)期

哈伯還主張對(duì)IT支出的具體細(xì)節(jié)有更多的了解，尤其是在固定成本與可變成本方面。他不斷地看到首席信息官們通過設(shè)定一個(gè)總體預(yù)期(即為各部門設(shè)定一個(gè)增長(zhǎng)百分比，或要求各部門完成一個(gè)特定的削減百分比)來制定預(yù)算，而不考慮沒有變化的固定成本。

這種方法可能會(huì)引發(fā)在年中時(shí)的爭(zhēng)奪戰(zhàn)，各部門會(huì)去爭(zhēng)取、轉(zhuǎn)移或削減資金，而這種爭(zhēng)奪戰(zhàn)會(huì)損害首席信息官在首席財(cái)務(wù)官和其他高管人員心中的信譽(yù)。這還可能會(huì)限制首席信息官用于創(chuàng)新和其他舉措的資金，而這些舉措可能會(huì)為組織帶來更高的回報(bào)。

哈伯說：“首席信息官必須更多了解預(yù)算中哪些部分是固定的和哪些是可變的，這樣他們就可以合理地削減開支，而且可以合理地調(diào)整在其他方面的支出。”