隨著技術(shù)日益分散且企業(yè)內(nèi)人員均可訪問，IT的作用已轉(zhuǎn)變?yōu)橘x能和引領(lǐng)?，F(xiàn)代技術(shù)主管不僅要了解技術(shù)格局的變化，還要協(xié)調(diào)眾多利益相關(guān)方共同推進(jìn)各項(xiàng)舉措，這意味著要創(chuàng)造讓員工能夠大膽嘗試的環(huán)境，賦能團(tuán)隊(duì)快速行動，并建立深厚的關(guān)系以了解業(yè)務(wù)需求。在本次訪談中，哈佛大學(xué)副校長兼CIO Klara Jelinkova與麥肯錫高級合伙人兼麥肯錫女性科技峰會召集人Gayatri Shenai就“CIO為何要像‘章魚’一樣與眾多利益相關(guān)方合作”以及“圍繞總成本實(shí)現(xiàn)徹底透明化對于技術(shù)支撐哈佛大學(xué)使命的重要性”等問題進(jìn)行了探討。

通過技術(shù)賦能大學(xué)使命

Gayatri Shenai：克拉拉，你認(rèn)為為大學(xué)創(chuàng)造價(jià)值所需的三大關(guān)鍵技術(shù)能力是什么?

Klara Jelinkova：在高等教育領(lǐng)域，IT的價(jià)值在于通過技術(shù)賦能大學(xué)的使命，即追求學(xué)術(shù)卓越、推動科研創(chuàng)新和產(chǎn)生社會影響。我們通常從創(chuàng)新的角度來思考這一點(diǎn)，但這也意味著需要核心的技術(shù)系統(tǒng)來支持哈佛大學(xué)的日?；顒?。

對我們來說，創(chuàng)造這些價(jià)值的三大關(guān)鍵能力是：構(gòu)建安全穩(wěn)定的基礎(chǔ)設(shè)施以支持創(chuàng)新，打造強(qiáng)大的數(shù)據(jù)平臺以捕獲、管理和負(fù)責(zé)任地利用數(shù)據(jù)洞察，以及構(gòu)建一體化的數(shù)字科研與學(xué)習(xí)基礎(chǔ)設(shè)施，下面我將逐一闡述。

第一，我們創(chuàng)新基礎(chǔ)設(shè)施的基石是一個結(jié)構(gòu)化的新興技術(shù)項(xiàng)目，該項(xiàng)目旨在以低成本支持員工的創(chuàng)新想法，這為團(tuán)隊(duì)提供了一個開發(fā)、測試和驗(yàn)證想法的平臺。

第二，打造強(qiáng)大的數(shù)據(jù)平臺是基礎(chǔ)，我們投資建設(shè)了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施，以支持高級分析，并建立了數(shù)據(jù)治理框架，涵蓋數(shù)據(jù)安全、隱私和倫理等方面，我們一直在利用這些框架來思考AI等新技術(shù)對數(shù)據(jù)的影響。

第三，我們正在構(gòu)建一個可擴(kuò)展的、支持AI的基礎(chǔ)設(shè)施，以支持高級研究和個性化教育，這包括為受監(jiān)管的研究提供更強(qiáng)大的計(jì)算和數(shù)據(jù)支持，以及基于GPU的計(jì)算。

開發(fā)這些能力需要與哈佛大學(xué)的合作伙伴進(jìn)行大量的共創(chuàng)努力，這三項(xiàng)能力沒有一項(xiàng)能夠單獨(dú)作為IT驅(qū)動的項(xiàng)目來運(yùn)作，這就需要協(xié)調(diào)，你必須像一個與眾多人員合作的伙伴一樣去思考和行動，有時是與教務(wù)長辦公室合作，有時是與一個或多個學(xué)院合作，有時是與外部團(tuán)體合作，這方面的一個例子是我們與馬薩諸塞州聯(lián)邦及六所同類院校合作建設(shè)的水力研究數(shù)據(jù)中心。

全方位成為大學(xué)的合作伙伴

Gayatri Shenai：你如何與眾多利益相關(guān)方合作，以使技術(shù)發(fā)揮最大效用?

Klara Jelinkova：你必須像章魚一樣，這意味著你要無處不在，與每個人緊密合作，確保IT能夠創(chuàng)造價(jià)值，并能夠從他們的角度闡述價(jià)值，建立并維護(hù)這種關(guān)系是IT取得成功的核心。

我們在數(shù)據(jù)隱私、可訪問性、合規(guī)性和安全性方面發(fā)表意見，這是我們的“硬實(shí)力”，其他一切都是“軟實(shí)力”，即你與人合作并影響他們，這體現(xiàn)在我信奉的一個管理原則上：如果你必須告訴別人該怎么做，那你就已經(jīng)輸了。

“軟實(shí)力”實(shí)際上要強(qiáng)大得多，因?yàn)樗趨f(xié)作，幫助人們更好地利用技術(shù)來取得他們需要的成果，這一過程的一個重要部分是與業(yè)務(wù)伙伴交流、保持好奇心，并弄清楚他們在想什么，這種理解有助于你在他們提出需求之前就提供解決方案。

這一現(xiàn)實(shí)反映了IT的轉(zhuǎn)變，在我職業(yè)生涯早期，IT主要關(guān)注服務(wù)管理，而現(xiàn)在則更多地與業(yè)務(wù)伙伴共同進(jìn)行戰(zhàn)略領(lǐng)導(dǎo)，這一轉(zhuǎn)變包括從技術(shù)交付轉(zhuǎn)向?qū)T投資直接與研究、教學(xué)和管理成果掛鉤。

與這一轉(zhuǎn)變相一致的是，我們從集中控制轉(zhuǎn)向賦能團(tuán)隊(duì)，我的一個重要職責(zé)是賦能我們的業(yè)務(wù)伙伴和IT團(tuán)隊(duì)，通過幫助闡明我們正在追求的真正價(jià)值和使命，使他們能夠協(xié)同工作。這確實(shí)是一種協(xié)調(diào)能力。

為實(shí)驗(yàn)和學(xué)習(xí)創(chuàng)造空間

Gayatri Shenai：你如何支持創(chuàng)新?

Klara Jelinkova：通過我們的結(jié)構(gòu)化創(chuàng)新項(xiàng)目，我們?yōu)閳F(tuán)隊(duì)提供了一個嘗試想法并快速淘汰不可行想法的環(huán)境，想法來自企業(yè)的各個層級，我們量化問題，然后應(yīng)用技術(shù)來解決它。

我們給所有由員工主導(dǎo)的試點(diǎn)項(xiàng)目六個月的實(shí)驗(yàn)期，如果項(xiàng)目成功，我們可以從投資池中撥款支持其擴(kuò)大規(guī)模，隨著技術(shù)的發(fā)展以及我們架構(gòu)的完善，你不需要大量的資金和龐大的團(tuán)隊(duì)來進(jìn)行實(shí)驗(yàn)。

我們大約有40%的初創(chuàng)項(xiàng)目能夠成功進(jìn)入下一輪，然而，更重要的是要關(guān)注60%的失敗率，事實(shí)上，這就是我們的目標(biāo)比率，你需要為失敗留出空間，否則就無法進(jìn)行實(shí)驗(yàn)和學(xué)習(xí)，因此，我們慶祝失敗，但這對我們的技術(shù)團(tuán)隊(duì)來說很難，因?yàn)樗麄兺度肓司Σ⒁恢焙亲o(hù)著這些項(xiàng)目，對于哈佛這樣歷史悠久的機(jī)構(gòu)來說，這也很難，因?yàn)樵谶@里承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)并不容易。

以擴(kuò)大規(guī)模的心態(tài)進(jìn)行試點(diǎn)

Gayatri Shenai：你如何讓業(yè)務(wù)伙伴參與到創(chuàng)新過程中來?

Klara Jelinkova：我們直接與業(yè)務(wù)利益相關(guān)方合作，共同定義價(jià)值，并讓他們評審試點(diǎn)項(xiàng)目，以幫助我們決定是繼續(xù)推進(jìn)還是停止這些項(xiàng)目。2022年，在我們的首個新興技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目中，一組員工開始構(gòu)建一個沙盒，以試驗(yàn)GenAI。我們是最早準(zhǔn)備這樣做的大學(xué)之一，這幫助我們更快地推進(jìn)，并成為高等教育領(lǐng)域AI的領(lǐng)導(dǎo)者。我們一開始投入的資金很少，然后從那里開始擴(kuò)大規(guī)模，創(chuàng)建了一個現(xiàn)在全校人員每天都在使用的工具。

在我們的創(chuàng)新項(xiàng)目中，員工會進(jìn)行推介，比如“使用這項(xiàng)新技術(shù)，我們可以在任務(wù)Y上節(jié)省X小時”。我們?yōu)樗麄兣鋫漕檰?，并將他們與各種技術(shù)(包括大型科技公司和開源技術(shù))連接起來，以幫助他們實(shí)現(xiàn)愿景。我們對不同的技術(shù)進(jìn)行全面測試，看看哪些能夠取得成果，這是一個學(xué)習(xí)周期，我們先進(jìn)行小規(guī)模試點(diǎn)，如果它能夠創(chuàng)造價(jià)值，就繼續(xù)推進(jìn);如果不能，就結(jié)束項(xiàng)目。

基于總成本模型的決策

Gayatri Shenai：你們的財(cái)務(wù)運(yùn)營模式是什么樣的，在實(shí)際操作中又是如何運(yùn)作的?

Klara Jelinkova：作為哈佛大學(xué)的中央IT提供商，我們?yōu)橹醒牍芾聿块T和各個學(xué)院提供服務(wù)。對于這些服務(wù)，我們提供總成本模型，包括生命周期成本、風(fēng)險(xiǎn)緩解和機(jī)構(gòu)影響。

對于我們向各個學(xué)院收取費(fèi)用的服務(wù)，我們有一個包括CFO在內(nèi)的委員會來審核賬單。我們有協(xié)議在先，任何變更也必須經(jīng)過委員會批準(zhǔn)。

我秉持徹底透明化的原則，我們?nèi)鐚?shí)展示情況以及所有業(yè)務(wù)線的成本，作為這一過程的一部分，我們?yōu)椴煌膬?nèi)部客戶提供信息，清楚地顯示他們使用了哪些服務(wù)，這種透明化原則同樣適用于我們自身，每兩年，我們會從高等教育和技術(shù)行業(yè)的專家組成的訪問委員會那里獲取外部意見，這就像是一次全面體檢，我們提供哈佛大學(xué)IT各方面的信息，他們聽取匯報(bào)，然后提供一份報(bào)告，分析我們的表現(xiàn)，這非常有幫助。