如果你問任何一位首席信息官有關(guān)他第一次向董事會(huì)匯報(bào)工作的情況，你都會(huì)聽到一聲如釋重負(fù)的長嘆，那是過去的事了。

“當(dāng)我在一家上市公司工作時(shí)，我將在董事會(huì)上的業(yè)務(wù)陳述視為個(gè)人職業(yè)發(fā)展的機(jī)會(huì)，因?yàn)槲覐拿恳淮谓?jīng)歷中都學(xué)到了東西，”美國達(dá)拉斯市Hunt Consolidated公司首席數(shù)字和信息官黛安•施瓦茨(Diane Schwarz)回憶道。她稱贊其前任老板對她首次在董事會(huì)就網(wǎng)絡(luò)安全方面進(jìn)行陳述給予了信心，當(dāng)時(shí)提醒她說：“你對這一話題的了解比其他任何人都多。”

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施瓦茨補(bǔ)充道，對于那些習(xí)慣于與團(tuán)隊(duì)開會(huì)或與同事交流的首席信息官來說，向董事會(huì)匯報(bào)工作有點(diǎn)“角色顛倒”。施瓦茨在擔(dān)任目前職務(wù)之前，曾在美國德事隆公司(Textron)擔(dān)任首席信息官。“在董事會(huì)會(huì)議室中，你在向一些受人尊敬且經(jīng)驗(yàn)豐富的高管們進(jìn)行陳述。這是一個(gè)組織有序的會(huì)議，你只能參加議程中事先安排好的那個(gè)會(huì)議時(shí)段。”

她的建議是：帶著不同的心態(tài)參加會(huì)議。“這不是一次合作會(huì)議。你需要匯報(bào)自己所承擔(dān)的各方面的企業(yè)責(zé)任。”

在此，施瓦茨和其他資深高管分享了他們在董事會(huì)成功進(jìn)行業(yè)務(wù)陳述的最佳建議。

了解董事會(huì)的需求

當(dāng)菲爾•法薩諾(Phil Fasano)在凱撒醫(yī)療集團(tuán)(Kaiser Permanente)擔(dān)任首席信息官時(shí)，他非常重視指導(dǎo)自己的團(tuán)隊(duì)如何向董事會(huì)進(jìn)行業(yè)務(wù)陳述。“技術(shù)人員會(huì)認(rèn)為，董事會(huì)希望聽到有關(guān)他們正在開發(fā)的那個(gè)出色產(chǎn)品的內(nèi)容，但事實(shí)并非如此。”法薩諾說道。他作為華盛頓特區(qū)戰(zhàn)略咨詢公司Bay Advisors首席執(zhí)行官，在多個(gè)董事會(huì)任職。

他補(bǔ)充道，為股東和客戶提高公司的價(jià)值，這是董事會(huì)所關(guān)心的事情。“我會(huì)指導(dǎo)IT人員(他們想給出一個(gè)精確到小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字)去理解，當(dāng)你在董事會(huì)面前給出這樣的數(shù)字時(shí)，這會(huì)立即給你帶來麻煩，說明你沒有考慮過面臨的所有挑戰(zhàn)。”法薩諾指出，并強(qiáng)調(diào)與董事會(huì)分享工作中的利弊非常重要。

約翰·默里(John Murray)之前擔(dān)任過首席信息官和首席執(zhí)行官，目前擔(dān)任兩個(gè)私人董事會(huì)的董事，他也認(rèn)為首席信息官需要關(guān)注董事會(huì)所側(cè)重商業(yè)方面的利益。“給我一個(gè)進(jìn)行衡量的時(shí)間表。告訴我你目前的工作對未計(jì)利息、稅項(xiàng)、折舊及攤銷前的利潤(EBTDA)有何貢獻(xiàn)。”他建議道。

簡明扼要

首席信息官與董事會(huì)進(jìn)行溝通最具挑戰(zhàn)性的一個(gè)方面是，去除技術(shù)更新工作中的復(fù)雜內(nèi)容，同時(shí)又不應(yīng)掩蓋未來所面臨的挑戰(zhàn)。

針對在與董事會(huì)溝通過程中簡潔的重要性，默里對一些首席信息官同事提供了指導(dǎo)。“一個(gè)很典型的(抱怨)是，一位首席信息官原本應(yīng)該用10分鐘陳述某些事情，但卻用了35-40分鐘。一旦這位首席信息官離開后，董事會(huì)的每個(gè)人都會(huì)長吁短嘆。”

更好的策略是：“以董事會(huì)可以理解的方式來提出一些有用的、可行的見解，” 默里建議道。“告訴我目前我所承擔(dān)的任何風(fēng)險(xiǎn)。告訴我你將如何管理這些風(fēng)險(xiǎn)。然后離開董事會(huì)會(huì)議室。”

在決定要分享多少技術(shù)細(xì)節(jié)內(nèi)容時(shí)，要在過于簡化和過度復(fù)雜之間找到一個(gè)平衡。施瓦茨指出：“大多數(shù)董事會(huì)成員都在多個(gè)董事會(huì)中任職，或者曾經(jīng)擔(dān)任過首席執(zhí)行官，并經(jīng)歷過各種技術(shù)方面的匯報(bào)。”“他們不會(huì)不了解任何相關(guān)信息就來參加會(huì)議，所以不要低估他們的基本知識(shí)。”

留意董事會(huì)的動(dòng)態(tài)

美國費(fèi)城附近的Lamoreaux Search公司總裁克里斯汀•拉莫羅(Kristen Lamoreaux)表示，了解董事會(huì)本身的動(dòng)態(tài)是首席信息官在其盡職調(diào)查和提前準(zhǔn)備工作中往往會(huì)忽略的一個(gè)方面。她解釋說：“你的確必須依靠首席執(zhí)行官和首席財(cái)務(wù)官來了解董事會(huì)的動(dòng)態(tài)。”“提前了解誰會(huì)提出一些更深層的問題，或者誰可能會(huì)偏離主題問一些財(cái)務(wù)方面的問題。”

拉莫羅補(bǔ)充道，大多數(shù)首席信息官在自己的董事會(huì)陳述準(zhǔn)備工作中都很重視了解董事會(huì)成員的背景資料，但是很少有人會(huì)考慮董事會(huì)工作關(guān)系的成熟度。“他們在一起工作已經(jīng)五年了嗎?是否有新成員?董事會(huì)中的政治環(huán)境是什么情況?”

即使是像董事會(huì)成員可能在會(huì)議前跳過指定閱讀材料這樣的細(xì)節(jié)，也有助于首席信息官來應(yīng)對一些意外問題。她說：“除非有人已經(jīng)提前告訴你，否則你要相信所有董事會(huì)成員都已經(jīng)閱讀了董事會(huì)資料的細(xì)節(jié)內(nèi)容。”

贏得他們的信任

Hunt Consolidated公司的施瓦茨回憶說：“董事會(huì)成員通常會(huì)在整個(gè)業(yè)務(wù)陳述過程中不斷向我提出問題。”他還注意到，這些問題常常每年都要重復(fù)。“我在每次業(yè)務(wù)陳述后都會(huì)記錄這些問題，并在下一次董事會(huì)會(huì)議準(zhǔn)備工作中對這些問題進(jìn)行復(fù)習(xí)。”

在2014年，當(dāng)凱文·巴恩斯(Kevin Barnes)擔(dān)任E&J Gallo Wineries公司的首席信息官，并為自己的第一次董事會(huì)會(huì)議做準(zhǔn)備時(shí)，他注意到一位新的董事會(huì)成員曾是另一家加利福尼亞州公司的首席財(cái)務(wù)官，而巴恩斯與這家公司的首席信息官非常熟悉。

他回憶說：“我給(那個(gè)首席信息官)打了電話，并做了一些社交和人際溝通工作。”這使我對Gallo公司的IT戰(zhàn)略及該董事會(huì)成員有了一個(gè)非正式的粗略認(rèn)識(shí)，并且了解到該董事會(huì)成員曾經(jīng)提出的一些“很棒且棘手的問題”，這使巴恩斯有所準(zhǔn)備，以應(yīng)對在董事會(huì)會(huì)議上的一些話題。

然而，贏得董事會(huì)成員的信心和信任不僅僅是進(jìn)行信息共享。施瓦茨使用了她戲稱為“咨詢臺(tái)101”的策略來鼓勵(lì)進(jìn)行董事會(huì)會(huì)議室之外的技術(shù)交流。首席數(shù)據(jù)官說：“作為資深技術(shù)人員，我們應(yīng)該隨時(shí)準(zhǔn)備為需要幫助的人提供幫助。”“在乘電梯時(shí)，我為一位董事會(huì)成員解決了她電話存在的問題。我花了大約10秒鐘的時(shí)間就把問題解決了，她非常感激。”