由于他們必須承擔(dān)的責(zé)任范圍和數(shù)量，每位 CIO 都致力于提高工作效率。畢竟，高效的 IT 領(lǐng)導(dǎo)者能夠更好地避免錯(cuò)誤，同時(shí)快速有效地實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵目標(biāo)。高效的 CIO 還努力創(chuàng)造最大的商業(yè)價(jià)值，這也是管理層同事肯定會(huì)注意和欣賞的特性。

卡內(nèi)基梅隆大學(xué)亨氏信息系統(tǒng)和公共政策學(xué)院副教授 Christopher Kowalsky 說，高效意味著按時(shí)和按預(yù)算產(chǎn)生高質(zhì)量、可持續(xù)的預(yù)期成果。

高效的 CIO 精簡(jiǎn)他們的職責(zé)，專注于在最小的時(shí)間范圍內(nèi)取得最大的成果的可靠方法，這樣他們就可以迅速進(jìn)入下一個(gè)任務(wù)。他們知道，只要有少量的效率技巧就能對(duì)他們的組織和事業(yè)產(chǎn)生重大影響。

領(lǐng)導(dǎo)效率是一項(xiàng)長(zhǎng)期的承諾。以下是IT領(lǐng)導(dǎo)者在自己的工作中創(chuàng)造效率的八種方法，從而改善他們的長(zhǎng)期職業(yè)前景。

1.他們信任他們的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)

CIO 有很多責(zé)任，但他們不能做任何事情。這就是為什么建立一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)并信任其成員處理特定的授權(quán)任務(wù)非常重要。

Jay Upchurch 是軟件開發(fā)公司 SAS 的執(zhí)行副總裁兼 CIO，他表示，他的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)讓他可以自由地委派任務(wù)，并相信分配的任務(wù)將按時(shí)、高質(zhì)量地完成。他解釋說：“這也有助于我專注于重大舉措，并為我創(chuàng)造時(shí)間來(lái)領(lǐng)導(dǎo)。隨著時(shí)間的推移，我們建立了信任以及相互配合的節(jié)奏，使我們能夠無(wú)縫合作。”

Upchurch 認(rèn)為，如果 CIO 認(rèn)為了解每一種產(chǎn)品或服務(wù)的每一個(gè)細(xì)節(jié)、了解每一項(xiàng)新興技術(shù)以及閱讀每一本管理書籍都很重要時(shí)，效率就會(huì)受到影響。他說：“如果你把所有的時(shí)間都花在這些事情上，你就會(huì)忽略你的組織的重大優(yōu)先事項(xiàng)?！?/p>

2.他們規(guī)劃會(huì)議以實(shí)現(xiàn)最大效益

只要可能，高效的 CIO 都會(huì)提前安排和規(guī)劃會(huì)議，給自己和團(tuán)隊(duì)成員足夠的時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備。Bill VanCuren 是軟件和服務(wù)公司 NCR 的 CIO，他建議：“讓會(huì)議日程成為 IT 管理中公開透明的一部分。”

VanCuren 說，會(huì)議日程表應(yīng)該保持業(yè)務(wù)、供應(yīng)商/合作伙伴、項(xiàng)目管理辦公室和 IT 人員聚會(huì)的平衡?！巴瑫r(shí)，在日歷上保留空白位置，以便在工作中出現(xiàn)意外或危機(jī)管理會(huì)議?！?/p>

3.他們創(chuàng)建了一個(gè)運(yùn)營(yíng)操作手冊(cè)

專業(yè)服務(wù)公司 Cognition 的 CTO 兼戰(zhàn)略執(zhí)行副總裁 Anil Cheriyan 表示，每一位 CIO 都需要制定一份運(yùn)營(yíng)手冊(cè)。手冊(cè)應(yīng)該對(duì)每一項(xiàng) CIO 職責(zé)的設(shè)置、定義和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行說明，包括業(yè)務(wù)能力需求和交付、投資治理、財(cái)務(wù)、人才和網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。他說：“運(yùn)用這種方式，可以讓 CIO 立即有效地監(jiān)督日常運(yùn)營(yíng)。”

有了一個(gè)基礎(chǔ)的手冊(cè)，CIO 們建立了一個(gè)堅(jiān)實(shí)的日常管理框架。Cheriyan 說：“因此，他們可以花更多時(shí)間與內(nèi)部和外部合作伙伴推動(dòng)創(chuàng)新。此外，如果手冊(cè)確實(shí)投入使用，IT 團(tuán)隊(duì)在優(yōu)先事項(xiàng)、期望和結(jié)果上就能更好地保持一致。”

Cheriyan 認(rèn)為說，沒有運(yùn)營(yíng)手冊(cè)，CIO 往往會(huì)舍本逐末?！八麄兪チ藢?duì)優(yōu)先事項(xiàng)的關(guān)注，并可能陷入對(duì)低優(yōu)先級(jí)問題的無(wú)休止的爭(zhēng)論中，或因職責(zé)或期望不明確而導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)動(dòng)力不足?！?/p>

4.他們培養(yǎng)未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)者

技術(shù)研究和咨詢公司 ISG 的合伙人 Ola Chowning 表示，效率高、業(yè)務(wù)強(qiáng)的 CIO 建立和維護(hù)應(yīng)急計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)他們或關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)人/專家的缺位。她建議“通過應(yīng)急授權(quán)來(lái)實(shí)踐這些計(jì)劃。從一個(gè)候選人庫(kù)中確定和選擇潛在的領(lǐng)導(dǎo)人?！?/p>

領(lǐng)導(dǎo)力應(yīng)急計(jì)劃應(yīng)通過賦予高層團(tuán)隊(duì)成員決策責(zé)任和責(zé)任感來(lái)實(shí)現(xiàn)新的領(lǐng)導(dǎo)水平。Chowning 說：“這也使首席信息官能夠?qū)Ｗ⒂谧顑?yōu)先的決策，同時(shí)建立一個(gè)自下而上的......決策文化。”

Chowning 說，當(dāng)決策時(shí)間線更接近實(shí)際工作時(shí)，決策時(shí)間線總是更快，而且往往是正確的。她指出：“這讓員工對(duì)自己的決策能力充滿信心，同時(shí)限制了不必要的、往往是多步驟的困境，而這種困境往往發(fā)生在等級(jí)制或連鎖決策中?！?/p>

5.他們做好準(zhǔn)備

Brook Colangelo 是奧巴馬政府時(shí)期的白宮首席 CIO。他是“提前閱讀”（read aheads）的堅(jiān)定信奉者——在關(guān)鍵會(huì)議之前提前準(zhǔn)備好詳細(xì)議程和材料。他說：“這些準(zhǔn)備是必須的，這樣你才能在做出任何決定之前了解問題......?！?/p>

Colangelo 目前是分析實(shí)驗(yàn)室儀器和軟件公司 Waters Corp. 的 CIO。他說，他說他的組織強(qiáng)調(diào)要深思熟慮，心中有數(shù)?！爱?dāng)涉及到關(guān)鍵會(huì)議時(shí)，無(wú)論是在我們的團(tuán)隊(duì)內(nèi)部還是與其他利益相關(guān)者舉行的會(huì)議，read Ahead 對(duì)于確保人們有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備和思考如何做出決策至關(guān)重要?！边@種方法還確保 CIO 不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間去安排重復(fù)的會(huì)議來(lái)討論在最初一輪會(huì)議中錯(cuò)過的話題。

6.他們消除故障

被動(dòng)地應(yīng)對(duì)故障，包括 IT 系統(tǒng)、安全、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)，甚至是內(nèi)容分類和治理方面的故障，無(wú)疑是浪費(fèi)時(shí)間的。

Ellen Benaim 是文檔生成平臺(tái)提供商 Templafy 的 CIO，她建議，CIO 應(yīng)在故障發(fā)生之前很久就評(píng)估系統(tǒng)和流程。她說：“他們需要評(píng)估那些對(duì)其組織的整體效率、安全狀況和底線產(chǎn)生影響的工具?！?/p>

Benaim 指出，利用新的產(chǎn)品、服務(wù)和政策來(lái)取代笨重、低效的前任也很重要。他補(bǔ)充說：“無(wú)論是將電子表格換成數(shù)據(jù)庫(kù)協(xié)作工具以簡(jiǎn)化整個(gè)部門的費(fèi)用管理，還是轉(zhuǎn)向內(nèi)容支持解決方案以確保更高效的文檔生成，最聰明的 CIO 都依靠技術(shù)來(lái)跟上當(dāng)今快節(jié)奏的業(yè)務(wù)環(huán)境，并展望未來(lái)，為下一步做好準(zhǔn)備?！?/p>

7.他們擁抱自動(dòng)化

自動(dòng)化通過減少耗時(shí)任務(wù)的數(shù)量來(lái)提高 CIO 和團(tuán)隊(duì)效率。隨著企業(yè)深入復(fù)雜的數(shù)字技術(shù)，IT 團(tuán)隊(duì)及其領(lǐng)導(dǎo)者面臨的復(fù)雜性呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。自動(dòng)化可以使生活更簡(jiǎn)單、更容易。

自動(dòng)化通過減少重復(fù)任務(wù)和潛在錯(cuò)誤的數(shù)量來(lái)提高效率。商業(yè)咨詢公司 Capgemini Americas 公司云基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)和企業(yè)社會(huì)責(zé)任副總裁 Greg Bentham 表示：“一種增強(qiáng)的、更自動(dòng)化的工作方式可以最大限度地減少錯(cuò)誤的發(fā)生和/或糾正錯(cuò)誤所需的時(shí)間。此外，自動(dòng)化儀表盤和可視化應(yīng)該是任何工作流自動(dòng)化計(jì)劃的一部分，可以提供生態(tài)系統(tǒng)健康和有效性的‘一目了然的視圖’。”

高效的 CIO 意識(shí)到時(shí)間是他們最寶貴的商品。Bentham 說：“他們明白，陷入重復(fù)和平凡任務(wù)的員工將創(chuàng)新和創(chuàng)造力帶到工作場(chǎng)所的可能性較低，或者更糟的是，他們可能會(huì)變得無(wú)所事事?！?/p>

8.他們變得精干敏捷

混合數(shù)據(jù)管理、云集成和分析產(chǎn)品提供商 Actian 的 CIOSteve Padgett 表示，CIO 需要強(qiáng)調(diào)工作優(yōu)先級(jí)，避免不必要的任務(wù)切換，這是一個(gè)巨大的效率殺手。

借鑒開發(fā)團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)，CIO 可以通過采用敏捷和精益技術(shù)來(lái)處理項(xiàng)目和任務(wù)，從而提高效率。他建議：“開始一項(xiàng)任務(wù)并堅(jiān)持到底，然后開始另一項(xiàng)任務(wù)。一次專注于一項(xiàng)任務(wù)，然后再進(jìn)行下一項(xiàng)任務(wù)也與其他 IT 管理實(shí)踐和流程非常吻合?！?/p>

當(dāng)他們努力實(shí)現(xiàn)最大效率時(shí)，CIO 們考慮如何在最短的時(shí)間內(nèi)推進(jìn)項(xiàng)目是很重要的。Padgett 總結(jié)道：“同樣，員工在參加更少的會(huì)議和有更多的專注時(shí)間的情況下，也會(huì)有更高的工作效率?！?/p>

來(lái)源：www.cio.com?