在繼續(xù)推進(jìn)數(shù)字計劃的同時削減IT成本，這種做法并不適合膽小怕事的人。在把人員過渡到長期進(jìn)行遠(yuǎn)程工作之后，許多首席信息官接下來的任務(wù)是在不穩(wěn)定的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中減少預(yù)算。

Kristin Myers(他最近被任命為首席信息官執(zhí)行副總裁兼西奈山衛(wèi)生系統(tǒng)(Mount Sinai Health System)的信息技術(shù)主任)承認(rèn)“這很難做到。這并不意味著在削減成本時，你就不能在數(shù)字化等其他領(lǐng)域進(jìn)行投資”。她說，首席信息官最重要的任務(wù)之一就是評估應(yīng)用程序組合，重新確定各個計劃的輕重緩急并在滿足業(yè)務(wù)目標(biāo)和帶來最大增值的領(lǐng)域進(jìn)行投資。

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Gartner的首席信息官研究副總裁James Anderson認(rèn)為，成功的組織對成本削減方面的討論有不同的看法。他說，這些組織不僅削減成本，而且還優(yōu)化成本和價值。削減成本實質(zhì)上僅僅只是達(dá)到了目標(biāo)，Anderson這樣補(bǔ)充道。

成本優(yōu)化實際上就是把錢放到合適的籃子里以優(yōu)化業(yè)務(wù)成果。他解釋說，這將導(dǎo)致價值優(yōu)化，平衡整個組織的成本，價值和風(fēng)險。

“優(yōu)秀的首席信息官不僅要知道自己可以在哪些地方快速削減成本，還要知道要進(jìn)行哪些積極投資以實現(xiàn)不同的業(yè)務(wù)成果”，Anderson這樣說道。這些首席信息官還為各種不同的情況制定計劃。

首席信息官在預(yù)算吃緊時往往會立即拿薪酬開刀，但是Anderson說“這是我們最不愿意削減的地方”。他認(rèn)為，首先你要考察一下針對供應(yīng)商的外部支出，其中大多數(shù)供應(yīng)商都愿意重談合同條款。

你要對內(nèi)部支出采取積極主動的態(tài)度——凍結(jié)可以凍結(jié)的薪酬，但要集中精力于不動產(chǎn)，廠房和設(shè)備以及與供應(yīng)商無關(guān)的維護(hù)和其他服務(wù)，Anderson這樣說道。

Anderson說：“內(nèi)部是最難處理的部分，因為這里常常勾心斗角”。他說，很多時候，在內(nèi)部優(yōu)化成本是一個職能，這個職能的使命就是發(fā)現(xiàn)流程中的各種中斷事件或提高效率，這是大多數(shù)組織在大流行之前就一直努力在做的事情。

Anderson說：“就我們可以進(jìn)行的不同流程改進(jìn)提出不同的想法——你有做照搬照套的事嗎?這個過程帶來了什么價值?這些業(yè)務(wù)流程中的每一個流程都是能帶來結(jié)果并產(chǎn)生業(yè)務(wù)成果的價值鏈的組成部分。”

下面來看看首席信息官如何應(yīng)對大流行帶來的經(jīng)濟(jì)影響及其對IT預(yù)算的影響。

使IT有更強(qiáng)的“適應(yīng)力”

Jacqui Guichelaar于2019年6月?lián)嗡伎频氖紫畔⒐?，不久后她開始了大流行以來一直在加速的數(shù)字化轉(zhuǎn)型之旅。Guichelaar重復(fù)了Anderson的話，“我認(rèn)為我必須優(yōu)化IT并充分利用我所擁有的各種資產(chǎn)，人員和能力。”

Guichelaar和她的團(tuán)隊去年舉行了一次戰(zhàn)略會議，該會議重點討論“我們?nèi)绾螢閼?yīng)對作物歉收(即收成下降)而做計劃。當(dāng)你減產(chǎn)時……無論你耕種什么作物，你的整個商業(yè)計劃都將面臨危險。你可能遭受颶風(fēng)或洪水襲擊，結(jié)果無法在該年度實現(xiàn)針對該農(nóng)作物的商業(yè)計劃。”

這催生了Guichelaar轉(zhuǎn)變團(tuán)隊和自己的戰(zhàn)略，“并使IT極具適應(yīng)力，以至于如果發(fā)生某些事情，我們將對其進(jìn)行優(yōu)化，簡化和自動化并撤掉不需要的數(shù)據(jù)中心和應(yīng)用程序，轉(zhuǎn)而使用商業(yè)服務(wù)，而這使我們可以節(jié)省大量成本。”

Guichelaar說，適應(yīng)力變強(qiáng)意味著將平臺現(xiàn)代化并減少不必要的成本。“我計劃削減數(shù)百萬美元，釋放大量人員和生產(chǎn)力并確保我們已準(zhǔn)備好采用新的業(yè)務(wù)模式。冠狀病毒(COVID)大流行期間人人都在研究這個。”

除了將IT轉(zhuǎn)型之外，Guichelaar還希望優(yōu)化員工體驗并使人們隨時隨地可以用上最好的工具并投入大量資金來優(yōu)化客戶體驗。

Guichelaar說：“我認(rèn)為，如果有首席信息官在考慮削減成本，而且只考慮這一點，這說明他們還不得要領(lǐng)。”

思科的IT部門正在進(jìn)行三項撤離計劃。首先是撤離部署在世界各地的數(shù)據(jù)中心并將更多的資源轉(zhuǎn)移到軟件即服務(wù)(SaaS)和云端。Guichelaar說，去年，在思科擁有的22個數(shù)據(jù)中心中，他們已經(jīng)撤掉了三個，他們正在努力撤掉第四個。她計劃撤出五到六個數(shù)據(jù)中心。

Guichelaar說：“我們撤掉的東西越多，我們需要的數(shù)據(jù)中心和計算能力就越少。”

IT部門還將出售業(yè)務(wù)不需要的應(yīng)用程序。她說：“我們的目標(biāo)是撤掉500個應(yīng)用程序，而我們現(xiàn)在已經(jīng)在撤第575個應(yīng)用程序”，而且這個數(shù)字還在不斷增長。這也減少了我們對計算能力的需求。

重新檢查投資組合

在過去的一年中，西奈山衛(wèi)生系統(tǒng)的Myers一直希望使應(yīng)用程序合理化成為該醫(yī)療組織的文化的一部分，以此作為提高IT效率的大戰(zhàn)略的一部分。

Myers說，例如，IT開發(fā)了一個可以停用遺留應(yīng)用程序的程序，他們正在研究整個產(chǎn)品組合并確定要淘汰哪些系統(tǒng)以及在何處進(jìn)行額外投資以增加功能。

Myers說：“我們一直在研究可能存在冗余或不必要的應(yīng)用程序的地方”。當(dāng)IT向用戶了解實際使用應(yīng)用程序的員工人數(shù)時，響應(yīng)者寥寥。在這種情況下，“我們可以返回用戶社區(qū)并自問是否還有其他事情可做或是否有類似功能的應(yīng)用程序，以便你可以停用這個程序。這是很艱巨的任務(wù)，但必須得做”，她這樣說道。

Myers說，IT部門制定了一個五年計劃來淘汰各種程序，這將大大節(jié)省軟件維護(hù)和硬件成本，他補(bǔ)充說，這種應(yīng)用程序合理化方面所做的工作將減少醫(yī)療系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，“這使團(tuán)隊成員能夠從中解放出來，更坦誠地去做更多激動人心的事情。”

和Myers一樣，Guichelaar說IT部門對其服務(wù)，成本和計算能力的管理方式進(jìn)行了評估。她說：“我們發(fā)現(xiàn)，我們有多個不同的應(yīng)用程序，其中包括四個僅用于報告消費成本使用情況的工具。

Myers說：“事實上，隨著時間的推移，在大型組織中，這些工具一直都很好用，而且從不同的角度展現(xiàn)IT。但是，隨著IT變得越來越智能，你就有了很多端到端連接的平臺，因此我們選擇了一個內(nèi)部工具并將所有監(jiān)視和性能集中到該平臺中處理。”

Myers說，結(jié)果，IT停用了位于數(shù)據(jù)中心存儲中的其他三個應(yīng)用程序，并節(jié)省了許可，存儲，數(shù)據(jù)中心和服務(wù)器方面的費用。

Guichelaar也重復(fù)了Myers的話，他說，盡管IT部門已經(jīng)確定了成千上萬個可以停用的應(yīng)用程序，但這“并非易事”，這需要利益相關(guān)者的意見。她說：“當(dāng)你嘗試停用應(yīng)用程序時，每個人都有保留應(yīng)用程序的理由，而你必須制定一種與業(yè)務(wù)合作的有條不紊的方法”。這樣一來，IT就可以解釋標(biāo)準(zhǔn)化的必要性，雖然企業(yè)可能會損失一些功能，但“從戰(zhàn)略角度來看，我們最好只依靠一種工具，這樣我們才能使IT清晰可見。”

Guichelaar說，這樣可以節(jié)省數(shù)百萬美元，“為什么不把節(jié)省出來的錢進(jìn)行再投資，以此來搞清楚如何為企業(yè)創(chuàng)建未來架構(gòu)。”

降低第三方成本

重新檢查第三方合同是優(yōu)化成本的關(guān)鍵步驟。例如，為了節(jié)省開支，Guichelaar正在將20個全球合作伙伴減少到一個。她說，只要實施一系列服務(wù)水平就可以確保思科員工立即能拿到筆記本電腦，對其進(jìn)行配置并隨時可以使用。“僅這項交易，我們就節(jié)省了數(shù)千萬美元。”

Guichelaar補(bǔ)充說，轉(zhuǎn)向單個合伙人還意味著合伙人可以擴(kuò)大規(guī)模并直接參與進(jìn)來。“實現(xiàn)自動化，自動配置并轉(zhuǎn)向自助服務(wù)的能力有助于降低成本，因此，我得以省錢，所有人都取得成果，皆大歡喜。”

Guichelaar還希望降低第三方成本，這需要對IT所簽訂的各種合同有清晰的了解，以便可以重新展開談判。Guichelaar說，首席信息官必須仔細(xì)研究各個條款，以查看是否有付了費但未得到使用的服務(wù)，以便他們可以在那里獲得各種機(jī)會。

目前，Guichelaar還在研究各種不同的采購選項以降低思科整體IT產(chǎn)品組合的成本。她說，例如，如果第三方供應(yīng)商或托管服務(wù)提供商可以接管思科的遺留產(chǎn)品組合，那么Guichelaar就可以將IT人員解放出來，使他們可以“去做一些激動人心的事情”。

這就要求“從頭開始編制預(yù)算，認(rèn)真研究預(yù)算中的每一項內(nèi)容并清楚地了解我們是否真的需要這樣做，我們是否可以另辟蹊徑?這些就是身為首席信息官的我所要考慮的策略。”

DHL的北美供應(yīng)鏈的首席信息官Sally Miller表示：“顯然，研究你最大的支出項目并期望與主要供應(yīng)商進(jìn)行重新談判和評估，這才是頭等大事。也許你可以將某些服務(wù)交由內(nèi)部處理或者將其外包出去，看看是否可以用這種方式來減少成本。”

學(xué)會拒絕

奧羅爾羅伯茨大學(xué)的技術(shù)與創(chuàng)新副總裁Michael Mathews表示，如今，我們要評估奧羅爾羅伯茨大學(xué)的每一個采購決定，其評估方式不同于冠狀病毒之前。“我們過去常說這是計劃的一部分，如今我們則說我們不再制定長達(dá)18個月的戰(zhàn)略……我們真的需要這么長的時間嗎?為什么需要?”

例如，最近有人想要一個新的ERP系統(tǒng)模塊，他說這將使他的工作流程更高效，Mathews這樣說道。他是這樣回應(yīng)的：“我無法為這樣的要求提供支持，因為并沒有證據(jù)表明增加新模塊可以提高效率，而且整個園區(qū)的流程都已變更，因此這些流程可能不再適用。”

Mathews說，四個月以來，他尚未批準(zhǔn)對任何系統(tǒng)進(jìn)行任何升級。

Mathews說，但是Mathews確實引入了一個新的基于人工智能的系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以從大學(xué)的其他系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)并提供與每個類目有關(guān)的績效的洞察——從入學(xué)到參加在線課程獲得成績，不管是混合課程還是傳統(tǒng)課程，他這樣說道。

Mathews說：“所以這錢花的值當(dāng)。”

避免裁員

受訪的首席信息官無一例外地表示，裁減IT人員是萬不得已的選擇。Myers說：“我們將在數(shù)字化方面進(jìn)行大量投資，我們要對人員進(jìn)行培訓(xùn)并為各種計劃提供支持。”

Mathews說，奧羅爾羅伯茨大學(xué)已經(jīng)停止招聘，期間沒有裁員也沒有休假，但流失了四名IT人員而且未能立即找到接替人。

Mathews說，三月有90%的IT員工開始遠(yuǎn)程工作，“這使很多人無法得到支持”。“如果這些人在園區(qū)一直待到六月，那么他們會一直要求我們花錢。光是冠狀病毒的可怕本性就足以隱隱約約地向他們表示：“我們能熬過秋季嗎，我們真的需要這個嗎?”

Miller說，DHL尚不必削減IT成本，但是她補(bǔ)充說，她以前一直處在這樣的境地。“通常，我們試圖讓現(xiàn)有團(tuán)隊做更多事情，停止招聘并減少差旅。她說，我們會盡力照顧現(xiàn)有的員工，以便同舟共濟(jì)，這非常重要。我們的人員流動率很低，不到3%，我認(rèn)為這是因為我們在困難時期的待人之道，因此他們的任職期往往更長。”

將IT當(dāng)作業(yè)務(wù)來管理

Guichelaar提出了一種新方法，她稱之為“簡化的治理(streamlined governance)和例外管理(managing by exception)”。“這是文化上的挑戰(zhàn)”，她這樣說道。

盡管多數(shù)大型組織常常通過開會來評估各種項目，投資，人員，績效和充斥大量紙張和PowerPoint演示文稿的戰(zhàn)略，但Guichelaar實施了一項計劃，該計劃將一種查看數(shù)據(jù)的方式標(biāo)準(zhǔn)化。她說，只要點一下按鈕，Guichelaar即可查看某個項目的進(jìn)度，成本以及它是否正在產(chǎn)生收益。

Guichelaar說：“現(xiàn)在，除非我需要升級某些東西，否則我不必參加會議。我必須訪問數(shù)據(jù)以制定決策，而且訪問速度越快，浪費的時間和資源就越少，因此我可以提高工作效率。”

Guichelaar補(bǔ)充說，這使Guichelaar停用了另外五六個工具。

Guichelaar使用名為“零基預(yù)算法(zero-based budgeting)”的概念來確保與服務(wù)提供商，技術(shù)和員工支出相關(guān)的各種預(yù)算基礎(chǔ)都涵蓋在內(nèi)。她說，這種預(yù)算方法要求所有費用都合情合理并映射到業(yè)務(wù)部門中的每個服務(wù)和職能。

盡管大多數(shù)公司都有制定預(yù)算的流程，但Guichelaar說，她發(fā)現(xiàn)零基預(yù)算法是最高效的，因為這是從頭開始做起的。因此，如果我削減了工具或服務(wù)，我肯定做了正確的事情，因為我已經(jīng)進(jìn)行過業(yè)務(wù)交流并且達(dá)成了共識。”

執(zhí)行

大家一致認(rèn)為削減成本必須具備一個可以優(yōu)化IT的戰(zhàn)略。

Guichelaar說：“你必須堅持不懈地進(jìn)行自動化并剝離不再需要的一切東西。只要有可能就轉(zhuǎn)向商品服務(wù)，你必須簡化一切。如果你這樣做，我相信你會節(jié)省幾千萬，具體取決于你的預(yù)算規(guī)模。”

Gartner的Anderson再次呼吁首席信息官們采取積極主動的態(tài)度。他說，“你可以通過快速獲得成果的辦法來對你的各種想法進(jìn)行劃分”，例如合并合同，削減差旅，費用和培訓(xùn)方面的預(yù)算，以及長期機(jī)會(例如成本優(yōu)化)。

Anderson說：“在第一年快速取得成果，同時在路線圖上演示你期望在第二年和第三年進(jìn)行的其他類型的成本優(yōu)化”，他這樣說道。這么做就能向企業(yè)證明你的積極性，“就滿足預(yù)算削減的要求而言，這使你更為可靠。”

但是Anderson也發(fā)出了警告。他說：“危險的是，如果首席信息官只是一味地削減預(yù)算而沒有討論這將如何影響服務(wù)和產(chǎn)生業(yè)務(wù)成果的能力，這就會強(qiáng)化這樣一種觀念，即IT人員不擅長管理資金”，而首席信息官“在我的預(yù)算中不過是沒有意義的東西”。

Anderson強(qiáng)調(diào)說，企業(yè)(而不是首席信息官)必須讓IT知道削減成本的源頭。“這些服務(wù)會直接對客戶產(chǎn)生影響，因此要讓首席信息官自行選擇削減各種成本和支出。”

Mathews說，首席信息官不再制定動輒長達(dá)18到36個月的IT戰(zhàn)略。這必須是“一個為期10天的逐步開展的活動”，這個活動要不斷評估利益相關(guān)者的需求。

另外，請考慮你的資源，“千萬別花冤枉錢。他說，每每在技術(shù)上花掉一塊錢都會導(dǎo)致IT部門至少分散4周的精力，因為他們必須在一個系統(tǒng)上開展工作并對其進(jìn)行部署。

Mathews說，最后，“你要認(rèn)識到，大家都有份參與。一個巴掌拍不響，因此要時刻保持敏捷并傾聽他人的意見。”